Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag
nach Art. 28 DSGVO – für die Nutzung der Praxismanagement-Software Billfox
zwischen
– Auftraggeber –
Der Nutzer der Software Billfox
und
Billfox.de
Endorphin Digital GmbH
Uedesheimer Str. 25, 40221 Düsseldorf
Telefon: +49 211 13954881
E-Mail: hallo@billfox.de
– Auftragnehmer –
Inhalt
- 1. Allgemeines
- 2. Gegenstand des Auftrags
- 3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers
- 4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers
- 5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers
- 6. Meldepflichten des Auftragnehmers
- 7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers
- 8. „Home-Office"-Regelung
- 9. Kontrollbefugnisse
- 10. Unterauftragsverhältnisse
- 11. Vertraulichkeitsverpflichtung
- 12. Berufsgeheimnis nach § 203 StGB
- 13. Wahrung von Betroffenenrechten
- 14. Geheimhaltungspflichten
- 15. Vergütung
- 16. Technische und organisatorische Maßnahmen
- 17. Dauer des Auftrags
- 18. Beendigung
- 19. Zurückbehaltungsrecht
- 20. Schlussbestimmungen
- 21. Anlage 1 – Gegenstand des Auftrags
- 22. Anlage 2 – Unterauftragnehmer
- 23. Anlage 3 – Technische und organisatorische Maßnahmen
1. Allgemeines
- Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i. S. d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
- Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung” oder „Verarbeitung” (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung” i. S. d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.
2. Gegenstand des Auftrags
Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.
3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers
- Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 3 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.
- Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.
- Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z. B. E-Mail) erfolgen.
- Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.
- Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.
- Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.
- Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.
4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers
- Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.
- Der Auftragnehmer wird die Datenverarbeitung im Auftrag grundsätzlich in Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchführen. Dem Auftragnehmer ist eine Datenverarbeitung auch außerhalb von EU oder EWR erlaubt, wenn entsprechende Unterauftragnehmer im Drittland unter Einhaltung der Voraussetzungen von Ziff. 10 eingesetzt werden und die Voraussetzungen der Art. 44–48 DSGVO erfüllt sind bzw. eine Ausnahme i. S. d. Art. 49 DSGVO vorliegt.
- Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.
- Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.
5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers
- Der Auftragnehmer bestätigt, dass er freiwillig einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat, da die Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) im Rahmen der Praxismanagement-Software Billfox eine besondere Sensibilität erfordert. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt. Aktuell ist Datenschutzbeauftragter:
Marc Pastuska
MP Datenschutz
E-Mail: kontakt@mp-datenschutz.de
Telefon: +49 173 2017325
2. Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.
6. Meldepflichten des Auftragnehmers
- Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.
- Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.
- Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:
- eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
- eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12–23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 13 dieses Vertrages.
Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32–36 DSGVO genannten Pflichten.
8. „Home-Office"-Regelung
Der Auftragnehmer darf seinen Beschäftigten, die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten für den Auftraggeber beauftragt sind, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Privatwohnungen („Home-Office”) erlauben.
Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Einhaltung der vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen auch im „Home-Office” der Beschäftigten des Auftragnehmers gewährleistet ist. Abweichungen von einzelnen vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind vorab mit dem Auftraggeber abzustimmen und von diesem in Textform zu genehmigen.
Der Auftragnehmer trägt insbesondere Sorge dafür, dass bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im „Home-Office” die Speicherorte so konfiguriert werden, dass eine lokale Speicherung von Daten auf IT-Systemen, die im „Home-Office” verwendet werden, ausgeschlossen ist. Sollte dies nicht möglich sein, hat der Auftragnehmer Sorge dafür zu tragen, dass die lokale Speicherung ausschließlich verschlüsselt erfolgt und andere im Haushalt befindliche Personen keinen Zugriff auf diese Daten erhalten.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Sorge dafür zu tragen, dass eine wirksame Kontrolle der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag im „Home-Office” durch den Auftraggeber möglich ist. Dabei sind die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten sowie der weiteren im jeweiligen Haushalt lebenden Personen angemessen zu berücksichtigen.
Sofern auch bei Unterauftragnehmern Beschäftigte im „Home-Office” eingesetzt werden sollen, gelten die Regelungen der Absätze 1 bis 4 entsprechend.
9. Kontrollbefugnisse
Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.
Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i. S. d. Absatzes 1 erforderlich ist.
Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören. Die Parteien gehen davon aus, dass eine Kontrolle höchstens einmal jährlich erforderlich ist. Weitere Prüfungen sind vom Auftraggeber unter Angabe des Anlasses zu begründen. Im Falle von Vor-Ort-Kontrollen wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer die entstehenden Aufwände inkl. der Personalkosten für die Betreuung und Begleitung der Kontrollpersonen vor Ort in angemessenem Umfang ersetzen. Die Grundlagen der Kostenberechnung werden dem Auftraggeber vom Auftragnehmer vor Durchführung der Kontrolle mitgeteilt.
Nach Wahl des Auftragnehmers kann der Nachweis der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen anstatt einer Vor-Ort-Kontrolle auch durch die Vorlage eines geeigneten, aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren oder Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung (z. B. ISO/IEC 27001, SOC 2 Typ II) erbracht werden, wenn der Prüfungsbericht es dem Auftraggeber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zu diesem Vertrag zu überzeugen. Sollte der Auftraggeber begründete Zweifel an der Eignung des Prüfdokuments i. S. d. Satzes 1 haben, kann eine Vor-Ort-Kontrolle durch den Auftraggeber erfolgen. Dem Auftraggeber ist bekannt, dass eine Vor-Ort-Kontrolle in Rechenzentren nicht oder nur in begründeten Ausnahmefällen möglich ist.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i. S. d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.
Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Kontrollmaßnahmen bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im „Home-Office” zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte von Beschäftigten des Auftragnehmers und etwaiger weiterer Personen im jeweiligen Haushalt primär durch eine Kontrolle der Sicherstellung der vom Auftragnehmer nach Ziff. 8 Abs. 2 und 3 zu treffenden Maßnahmen erfolgt. Anlassbezogen ist dem Auftraggeber auch eine Kontrolle im „Home-Office” von Beschäftigten durch den Auftragnehmer zu ermöglichen.
10. Unterauftragsverhältnisse
Der Auftragnehmer ist berechtigt, die in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angegebenen Unterauftragnehmer für die Verarbeitung von Daten im Auftrag einzusetzen. Der Wechsel von Unterauftragnehmern oder die Beauftragung weiterer Unterauftragnehmer ist unter den in Absatz 2 genannten Voraussetzungen zulässig.
Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber im Falle eines geplanten Wechsels eines Unterauftragnehmers oder bei geplanter Beauftragung eines neuen Unterauftragnehmers rechtzeitig, spätestens aber 4 Wochen vor dem Wechsel bzw. der Neubeauftragung in Textform informieren („Information”). Der Auftraggeber hat das Recht, dem Wechsel oder der Neubeauftragung des Unterauftragnehmers unter Angabe einer Begründung in Textform binnen drei Wochen nach Zugang der „Information” zu widersprechen. Der Widerspruch kann vom Auftraggeber jederzeit in Textform zurückgenommen werden. Im Falle eines Widerspruchs kann der Auftragnehmer das Vertragsverhältnis mit dem Auftraggeber mit einer Frist von mindestens 14 Tagen zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Der Auftragnehmer wird bei der Kündigungsfrist die Interessen des Auftraggebers angemessen berücksichtigen. Wenn kein Widerspruch des Auftraggebers binnen drei Wochen nach Zugang der „Information” erfolgt, gilt dies als Zustimmung des Auftraggebers zum Wechsel bzw. zur Neubeauftragung des betreffenden Unterauftragnehmers.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt hat, sofern der Unterauftragnehmer zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten gesetzlich verpflichtet ist.
Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.
Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.
Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 9 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.
Nicht als Unterauftragsverhältnisse i. S. d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-Systemen oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i. S. d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogene Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.
11. Vertraulichkeitsverpflichtung
Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet.
Der Auftragnehmer hat seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut gemacht und zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Die Verpflichtungen der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.
11a. Berufsgeheimnis nach § 203 StGB
Den Parteien ist bekannt, dass der Auftraggeber als Angehöriger eines Heilberufs (insbesondere Heilpraktiker, Osteopath, Physiotherapeut, Arzt) der strafrechtlichen Schweigepflicht nach § 203 Abs. 1 StGB unterliegt und dass die im Auftrag verarbeiteten Daten regelmäßig unter dieses Berufsgeheimnis fallen.
Der Auftragnehmer ist „sonstige mitwirkende Person” im Sinne des § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB. Er verpflichtet sich, das Berufsgeheimnis im selben Umfang zu wahren wie der Auftraggeber und nur die für die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung erforderlichen Geheimnisse offenzulegen.
Der Auftragnehmer verpflichtet alle bei ihm beschäftigten Personen, die im Rahmen dieser Vereinbarung mit personenbezogenen Daten in Kontakt kommen können, gemäß § 203 Abs. 4 Satz 2 StGB schriftlich auf das Berufsgeheimnis und die Strafbarkeit eines Verstoßes. Die Verpflichtungen wirken über das Ende des Beschäftigungs- bzw. Vertragsverhältnisses hinaus.
Der Auftragnehmer wird Unterauftragnehmer nur einsetzen, wenn diese gemäß § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 2 StGB ebenfalls auf das Berufsgeheimnis verpflichtet werden und die Verpflichtung in geeigneter Weise dokumentieren. Auf Verlangen des Auftraggebers ist die Verpflichtung nachzuweisen.
- Der Auftragnehmer wird seine Beschäftigten und eingesetzten Unterauftragnehmer regelmäßig, mindestens jedoch einmal jährlich, auf den Schutz des Berufsgeheimnisses sowie die einschlägigen Datenschutzbestimmungen schulen.
Verstöße gegen die in dieser Ziffer geregelten Pflichten stellen einen schwerwiegenden Vertragsverstoß im Sinne von Ziff. 17 Abs. 2 dar.
12. Wahrung von Betroffenenrechten
Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12–23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützen. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.
Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten – insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung – durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.
Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.
13. Geheimhaltungspflichten
Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.
Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.
14. Vergütung
Etwaige Regelungen zu einer Vergütung von Leistungen sind zwischen den Parteien gesondert zu vereinbaren.
15. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit
Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO. Die konkreten Maßnahmen sind in Anlage 3 dieses Vertrages festgelegt.
Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann einmal jährlich oder bei begründeten Anlässen eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.
16. Dauer des Auftrags
Der Vertrag beginnt mit Akzeptanz durch den Auftraggeber im Rahmen des Online-Vertragsschlusses bzw. mit Unterzeichnung und läuft für die Dauer des zwischen den Parteien bestehenden Hauptvertrages über die Nutzung der Dienstleistungen des Auftragnehmers durch den Auftraggeber.
- Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.
17. Beendigung
Der Auftraggeber hat während der gesamten Vertragslaufzeit die Möglichkeit, sämtliche Daten eigenständig über die Exportfunktionen der Software Billfox im Standard-Datenformat zu exportieren.
Nach Beendigung des Hauptvertrages hält der Auftragnehmer die Daten im Interesse des Auftraggebers für eine Karenzzeit von einem Jahr (12 Monate) gespeichert, um einen nachträglichen Export zu ermöglichen.
Nach Ablauf dieser einjährigen Karenzzeit werden alle im Account gespeicherten Daten datenschutzkonform und unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren.
Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Auftrag verarbeitet worden sind, über die Beendigung des Vertrages hinaus speichern, wenn und soweit den Auftragnehmer eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft. In diesen Fällen dürfen die Daten nur für Zwecke der Umsetzung der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind die Daten unverzüglich zu löschen.
18. Zurückbehaltungsrecht
Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i. S. d. § 273 BGB hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen wird.
19. Schlussbestimmungen
- Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.
Für Nebenabreden ist die Textform erforderlich.
Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Auftragnehmers.
Gegenstand des Auftrags
Spezifikation gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO
1.1 Gegenstand und Zweck der Verarbeitung
Bereitstellung und Betrieb der Praxismanagement- und Abrechnungssoftware Billfox als Software-as-a-Service (SaaS): Erfassung und Speicherung von Patientendaten in Form einer digitalen Patientenakte, Terminplanung, Dokumentation der Behandlung, Erstellung von Rechnungen und unterzeichneten Patientenverträgen sowie Versand und Mahnwesen.
1.2 Art und Umfang der Verarbeitung
Erheben, Erfassen, Speichern, Organisieren, Ordnen, Verändern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Übermitteln, Abgleichen, Verknüpfen, Einschränken, Löschen sowie Vernichten der personenbezogenen Daten im Rahmen des SaaS-Betriebs.
1.3 Dauer der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer des Hauptvertrages zuzüglich der in Ziff. 17 vereinbarten Karenzzeit von 12 Monaten nach Vertragsende und etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
1.4 Kategorien betroffener Personen
- Patientinnen und Patienten des Auftraggebers
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftraggebers
- der Auftraggeber selbst (als Praxisinhaber/Therapeut)
- ggf. gesetzliche Vertreter Minderjähriger
1.5 Art der personenbezogenen Daten
Allgemeine personenbezogene Daten: Vor- und Nachname, Adressdaten, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), Versicherungsdaten, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Mahnungen, Vertrags- und Nutzungsdaten der Praxisinhaber, Statistik- und Nutzungsdaten der Software.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (Gesundheitsdaten): Anamnesedaten, Diagnosen, Behandlungsdaten und -ergebnisse, Therapieberichte, Verordnungen, medizinische Dokumentationen, Notfalldiagnosen, Bodychart-Eintragungen.
1.6 Weisungsberechtigte Personen des Auftraggebers
Weisungsberechtigt für den Auftraggeber sind sämtliche im Billfox-Account hinterlegten Administrator-Nutzer. Der Auftraggeber stellt sicher, dass diese Personen weisungsbefugt sind. Änderungen werden dem Auftragnehmer in Textform mitgeteilt.
1.7 Weisungsempfangsberechtigte Personen des Auftragnehmers
Weisungsempfangsberechtigt sind die Geschäftsführung der Endorphin Digital GmbH sowie der Datenschutzbeauftragte unter datenschutz@billfox.de.
Eingesetzte Unterauftragnehmer
Genehmigt durch den Auftraggeber mit Abschluss des Hauptvertrages · Stand: Mai 2026
Der Auftragnehmer setzt zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen die nachfolgend aufgeführten Unterauftragnehmer ein. Über Änderungen wird der Auftraggeber gemäß Ziff. 10 Abs. 2 mindestens vier Wochen vorab informiert.
Reine Nebenleistungen (z. B. Telekommunikation, Postdienste, Reinigung, Steuer- oder Rechtsberatung) gelten nicht als Unterauftragsverhältnis im Sinne dieser Vereinbarung.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO · Stand: Mai 2026
Der Auftragnehmer trifft die nachfolgend beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein dem Risiko der Verarbeitung angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Änderungen dieser Maßnahmen sind zulässig, solange sie das Schutzniveau nicht unterschreiten; wesentliche Änderungen werden dem Auftraggeber gemäß Ziff. 15 Abs. 2 mitgeteilt.
3.1 Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
3.2 Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
3.3 Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)
3.4 Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)
Stand: Mai 2026 · Endorphin Digital GmbH, Uedesheimer Str. 25, 40221 Düsseldorf