Billfox ist genau dafür entwickelt: Als spezialisiertes Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker und Osteopathen verbindet die Software Anamnese, Behandlungsdokumentation und Rechnungsstellung in einem einzigen Arbeitsablauf. Mehr als 250 Praxen in Deutschland nutzen Billfox bereits, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren und mehr Zeit für die Patientenversorgung zu gewinnen.
Auf dieser Seite erfährst du, was ein Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker leisten sollte, wie die Abrechnung mit Billfox konkret abläuft, welche Funktionen enthalten sind und was die Software kostet. Wer sich zunächst allgemein über die GebüH-Regeln informieren möchte, findet einen ausführlichen Leitfaden zur GebüH-Abrechnung im Billfox-Blog.
Was ist ein Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker?
Ein Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker ist eine spezialisierte Praxissoftware, die Behandlungsleistungen automatisch den passenden Ziffern des Gebührenverzeichnisses für Heilpraktiker (GebüH) zuordnet und daraus rechtssichere Rechnungen erstellt. Anders als allgemeine Buchhaltungs- oder Office-Programme kennt ein spezialisiertes Abrechnungsprogramm die Besonderheiten der Heilpraktikerbranche: die rund 200 GebüH-Ziffern, die Ausschlussregeln zwischen einzelnen Leistungen, die Pflichtangaben für die Erstattung durch private Krankenversicherungen und Beihilfestellen sowie die Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG. Billfox übernimmt diese Regeln automatisch und reduziert damit die Fehlerquelle, die in vielen Praxen noch mit Word- und Excel-Vorlagen entsteht.
Worauf sollte ein Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker achten?
Bei der Auswahl einer Abrechnungssoftware lohnt sich der Blick auf folgende Kriterien:
- GebüH-Konformität: Die Software muss aktuelle Ziffern, Von-bis-Spannen und Ausschlussregeln hinterlegt haben.
- DSGVO und Serverstandort: Patientendaten sollten ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet werden.
- GoBD-Konformität: Rechnungen müssen nachvollziehbar, unveränderbar und ordnungsgemäß archiviert werden.
- Automatisierter Versand: E-Mail-Versand direkt aus dem System spart Porto und Zeit gegenüber dem Postweg.
- DATEV-Export: Für die reibungslose Übergabe an Steuerberater auf Knopfdruck.
- Zahlungsübersicht: Offene, bezahlte und überfällige Rechnungen sollten auf einen Blick sichtbar sein.
Für wen eignet sich ein Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker?
Ein digitales Abrechnungsprogramm lohnt sich für jede Heilpraktikerpraxis, die regelmäßig Rechnungen an privat versicherte Patienten, Beihilfeberechtigte oder Patienten mit Heilpraktiker-Zusatzversicherung stellt – unabhängig vom Schwerpunkt: Ob Homöopathie, Osteopathie, Akupunktur oder Naturheilkunde, die formalen Anforderungen an eine erstattungsfähige Rechnung sind für alle Fachrichtungen dieselben. Besonders für Einzelpraxen, die bislang mit Word- oder Excel-Vorlagen abrechnen, für Praxisgründerinnen und -gründer direkt nach der Ausbildung sowie für Gemeinschaftspraxen mit mehreren Therapeutinnen und Therapeuten bringt ein spezialisiertes Abrechnungsprogramm eine spürbare Zeitersparnis und deutlich weniger Rückfragen von Versicherungen.
So funktioniert die Abrechnung mit Billfox: in drei Schritten
Der gesamte Ablauf von der Behandlung bis zur bezahlten Rechnung dauert mit Billfox oft nur wenige Sekunden – statt der 15 bis 30 Minuten, die eine manuelle Rechnungserstellung mit Word oder Excel üblicherweise beansprucht.
Diagnose auswählen
Direkt nach der Behandlung wählst du die passende Diagnose aus – Billfox schlägt sie basierend auf Anamnese, Bodychart und bisheriger Behandlungshistorie vor. Eigene Diagnosen lassen sich jederzeit ergänzen.
Rechnung automatisch erstellen und versenden
Aus der Diagnose entsteht mit einem Klick die fertige, GebüH-konforme Rechnung – inklusive fortlaufender Rechnungsnummer, aller Pflichtangaben und geprüfter Ziffernkombinationen. Der Versand erfolgt DSGVO-konform per E-Mail direkt an den Patienten oder wahlweise als Ausdruck.
Zahlungsstatus im Blick behalten
Billfox zeigt dir auf einen Blick, welche Rechnungen bezahlt sind, gleicht Zahlungen mit deinem Konto ab und automatisiert Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen bei ausbleibender Zahlung.
Funktionen des Abrechnungsprogramms im Überblick
- 1-Click-Rechnung: Automatische, GebüH-konforme Rechnungserstellung basierend auf der ausgewählten Diagnose.
- Digitale Dokumentation: Bodychart, Anamnesefelder, Behandlungshistorie, Risikofaktoren und Therapieverläufe in einem System.
- Versandautomation: Rechnungs- und Mahnungsversand automatisiert per E-Mail oder Post.
- Digitale Verträge: Behandlungsverträge lassen sich direkt auf dem Smartphone des Patienten digital unterschreiben, Stammdaten werden automatisch übernommen.
- Online-Terminbuchung: Patienten buchen Termine direkt über die eigene Praxiswebsite.
- Team- und Gemeinschaftspraxen-Funktion: Mehrere Therapeuten können sich einen Patientenpool teilen und dabei getrennt abrechnen.
- DATEV-Export: Buchhaltungsdaten auf Knopfdruck an den Steuerberater übergeben.
Vorteile eines digitalen Abrechnungsprogramms gegenüber Word und Excel
Viele Heilpraktiker starten mit selbstgebauten Word- oder Excel-Vorlagen für die Rechnungsstellung. Das funktioniert für den Anfang, stößt aber schnell an Grenzen: Pro Rechnung gehen manuell schnell 15 bis 30 Minuten drauf, Zahlendreher und vergessene Pflichtangaben führen zu abgelehnten Erstattungen durch die PKV, und doppelte Rechnungsnummern lassen sich kaum vermeiden. Ein spezialisiertes Abrechnungsprogramm wie Billfox nimmt genau diese Fehlerquellen weg: Ziffern und Ausschlussregeln sind hinterlegt, die Rechnung entsteht in Sekunden statt Minuten, und Dokumentation sowie Abrechnung greifen ohne doppelte Datenpflege ineinander.
Preise und Testphase
Billfox startet bei 21 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung, ohne Einrichtungskosten und ohne Mindestvertragslaufzeit – die Software ist jederzeit kündbar. Die ersten 14 Tage sind komplett kostenfrei testbar, eine Kreditkarte ist dafür nicht erforderlich. Wer sich vorab ein Bild machen möchte, kann eine persönliche Live-Demo buchen oder sich unverbindlich zurückrufen lassen.
Häufig gestellte Fragen zum Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker
Wie funktioniert die Abrechnung mit Billfox?
Du gibst die Diagnose ein oder wählst sie aus Vorschlägen aus. Billfox erstellt daraus automatisch die Rechnung, berücksichtigt die hinterlegten GebüH-Abrechnungsregeln und du kannst sie direkt nach der Behandlung verschicken oder ausdrucken.
Ist das Abrechnungsprogramm DSGVO-konform?
Ja. Billfox verarbeitet Patientendaten ausschließlich auf Servern in Deutschland, der Rechnungs- und Vertragsversand erfolgt DSGVO-konform, und die Software ist zusätzlich GoBD-konform für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Rechnungen.
Kann ich Rechnungen automatisch an mein DATEV-Konto übergeben?
Ja, Billfox bietet einen DATEV-Export auf Knopfdruck, sodass sich Buchhaltungsdaten unkompliziert an den Steuerberater übermitteln lassen.
Eignet sich das Programm auch für Gemeinschaftspraxen?
Ja. Mehrere Therapeutinnen und Therapeuten können sich in Billfox einen gemeinsamen Patientenpool teilen, während jede Person unabhängig und mit eigenen Nutzerrechten abrechnet.
Was kostet das Abrechnungsprogramm?
Die Preise starten bei 21 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Mindestlaufzeit. Die ersten 14 Tage lassen sich kostenfrei und ohne Kreditkarte testen.
Woher weiß ich, welche Rechnungen noch offen sind?
Billfox zeigt den Zahlungsstatus jeder Rechnung in einer Übersicht, gleicht Zahlungseingänge mit deinem Konto ab und versendet bei Bedarf automatisierte Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Fazit: Das richtige Abrechnungsprogramm spart Zeit und vermeidet Fehler
Ein spezialisiertes Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker nimmt dir die fehleranfälligen Schritte der Rechnungsstellung ab: GebüH-Ziffern und Ausschlussregeln sind hinterlegt, die Rechnung entsteht mit einem Klick aus der Dokumentation, Versand und Zahlungsverfolgung laufen automatisiert. Billfox verbindet diese Funktionen mit DSGVO-konformer Datenhaltung in Deutschland, DATEV-Export und Team-Funktionen für Gemeinschaftspraxen.
Teste Billfox jetzt 14 Tage kostenfrei – ohne Kreditkarte, ohne Mindestlaufzeit. Oder lass dir das Abrechnungsprogramm in einer persönlichen Live-Demo zeigen.
