Eine saubere Abrechnung nach der GebüH gehört zu den zentralen Aufgaben in jeder Heilpraktikerpraxis. Fehler kosten Zeit, Geld und im schlimmsten Fall das Vertrauen deiner Patienten – etwa dann, wenn die private Krankenversicherung eine Rechnung beanstandet und dein Patient auf den Kosten sitzen bleibt. Dieser Leitfaden erklärt dir Schritt für Schritt, wie du 2026 korrekt nach der GebüH abrechnest, welche Angaben auf die Rechnung gehören und wie du die häufigsten Fehler vermeidest.
Was ist die GebüH – und was ist sie nicht?
Die GebüH (Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker) stammt aus dem Jahr 1985 und wurde von den Heilpraktikerverbänden auf Basis einer Erhebung der damals üblichen Honorare erstellt. Wichtig zu verstehen: Die GebüH ist keine Gebührenordnung wie die GOÄ für Ärzte – also keine Rechtsverordnung mit verbindlichen Sätzen und Steigerungsfaktoren. Sie ist ein Verzeichnis der üblichen Vergütungen: Rund 200 Ziffern beschreiben heilpraktische Leistungen, jeweils mit einer Von-bis-Spanne der üblichen Honorare.
Das hat drei praktische Konsequenzen:
1. Dein Honorar ist grundsätzlich frei vereinbar. Die Behandlung beruht auf einem Dienstvertrag mit deinem Patienten (§ 611 BGB). Du kannst dein Honorar frei vereinbaren – auch oberhalb der GebüH-Sätze. Wurde vor der Behandlung keine Vergütung vereinbart, gilt nach § 612 BGB die übliche Vergütung als vereinbart, und dafür ist die GebüH der anerkannte Maßstab. Wer mehr als die GebüH-Sätze berechnen will, sollte das deshalb vor der Behandlung schriftlich vereinbaren, am besten im Behandlungsvertrag.
2. Die PKV orientiert sich an der GebüH – nicht an deinem Honorar. Private Krankenversicherungen und Beihilfestellen lehnen ihre Erstattung an die GebüH-Sätze an. Da das Verzeichnis seit 1985 nicht an die Preisentwicklung angepasst wurde, liegen marktübliche Honorare heute häufig darüber. Die Differenz bleibt dann Eigenanteil deines Patienten. Transparenz vor der Behandlung erspart dir hier unangenehme Gespräche nach der Erstattungsabrechnung.
3. Gesetzlich Versicherte zahlen selbst. Die GKV erstattet Heilpraktikerleistungen grundsätzlich nicht. Erstattungsfähig sind deine Rechnungen für Privatversicherte, Beihilfeberechtigte und Patienten mit einer Heilpraktiker-Zusatzversicherung – und genau für diese Gruppen muss die Rechnung formal einwandfrei sein.
Die häufigsten Abrechnungsfehler nach der GebüH
Falsche oder unpassende Ziffernwahl. Jede Leistung muss der passenden GebüH-Ziffer zugeordnet werden, und die Diagnose muss zur gewählten Ziffer passen. Für Verfahren, die 1985 noch nicht existierten und daher im Verzeichnis fehlen, wird eine vergleichbare Ziffer analog herangezogen (Kennzeichnung mit „A" und verständlicher Leistungsbeschreibung) – hier lohnt besondere Sorgfalt, weil Versicherer genau hinschauen.
Unzulässige Ziffernkombinationen. Viele GebüH-Ziffern enthalten Ausschlussregeln („nicht neben Ziffer X berechenbar") oder Beschränkungen („nur einmal je Behandlungsfall"). Wer diese Anmerkungen ignoriert, provoziert Rückfragen und Kürzungen durch die PKV.
Fehlende Pflichtangaben auf der Rechnung. Was auf eine erstattungsfähige Heilpraktikerrechnung gehört, liest du im nächsten Abschnitt – fehlt etwas davon, ist die Ablehnung durch den Kostenträger fast programmiert.
Fehlende oder unklare Diagnose. Ohne nachvollziehbare Diagnose (idealerweise mit ICD-10-Code) kann der Versicherer die medizinische Notwendigkeit nicht prüfen und lehnt im Zweifel ab.
Manuelle Erstellung mit Word und Excel. Wer Rechnungen von Hand baut, braucht pro Rechnung schnell 15 bis 30 Minuten – und jeder manuelle Schritt ist eine Fehlerquelle: Zahlendreher, vergessene Angaben, veraltete Vorlagen, doppelte Rechnungsnummern.
Pflichtangaben: Das gehört auf deine Heilpraktikerrechnung
Damit deine Rechnung von PKV und Beihilfe anerkannt wird, sollte sie enthalten:
- Name, Anschrift und Berufsbezeichnung deiner Praxis
- Vor- und Zuname sowie vollständige Anschrift des Patienten
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
- Behandlungsdatum bzw. -daten (bei Sammelrechnungen jeder Termin einzeln)
- Diagnose, idealerweise mit ICD-10-Code
- Jede Einzelleistung mit GebüH-Ziffer, verständlicher Leistungsbeschreibung und Einzelbetrag
- Gesamtbetrag und deine Bankverbindung
Zwei Hinweise dazu: Heilbehandlungen von Heilpraktikern sind nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit – auf der Rechnung wird also keine Umsatzsteuer ausgewiesen; ein kurzer Hinweis auf die Befreiung schafft Klarheit. Und: Rechnungen und Patientendokumentation solltest du mindestens zehn Jahre aufbewahren.
Schritt für Schritt: So gelingt die GebüH-Abrechnung
Schritt 1: Behandlung sauber dokumentieren
Halte während oder direkt nach jeder Behandlung fest: Anamnese und Befund, Diagnose, angewandte Therapieverfahren, Dauer. Die Dokumentation ist die Grundlage jeder korrekten Rechnung – und im Streitfall dein wichtigstes Beweismittel. In Billfox ist dieser Schritt mit Bodychart, Anamnesefeldern und Behandlungshistorie direkt in den Arbeitsablauf integriert.
Schritt 2: Die passenden GebüH-Ziffern wählen
Ordne jede dokumentierte Leistung der zutreffenden Ziffer zu und prüfe die Anmerkungen im Verzeichnis: Welche Ziffern schließen sich gegenseitig aus? Welche sind nur einmal je Behandlungsfall berechenbar? Passt die Diagnose zur Leistung? Bei Verfahren ohne eigene Ziffer: Analogziffer wählen, mit „A" kennzeichnen und die Leistung verständlich beschreiben.
Schritt 3: Rechnung erstellen
Erstelle die Rechnung mit allen Pflichtangaben aus dem Abschnitt oben. Achte auf die korrekte Schreibweise der Patientendaten, fortlaufende Rechnungsnummern und patientenfreundliche Leistungsbeschreibungen. Mit der 1-Click-Rechnung in Billfox entsteht die GebüH-konforme Rechnung automatisch aus deinen ausgewählten Diagnosen – inklusive Prüfung der hinterlegten Abrechnungsregeln.
Schritt 4: Rechnung versenden
Versende die Rechnung möglichst zeitnah nach der Behandlung – idealerweise noch am selben Tag. Der DSGVO-konforme Versand per E-Mail ist inzwischen Standard, spart Porto und wird von den meisten Patienten bevorzugt. Alternativ kannst du die Rechnung ausdrucken und direkt mitgeben.
Schritt 5: Zahlungen im Blick behalten
Dein Honoraranspruch besteht gegenüber dem Patienten – unabhängig davon, was dessen Versicherung erstattet. Behalte offene Rechnungen deshalb im Blick und folge bei ausbleibender Zahlung einem festen Ablauf: freundliche Zahlungserinnerung nach etwa 14 Tagen, danach förmliche Mahnung. Gut zu wissen: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt bei Verbrauchern Verzug ein, wenn du in der Rechnung darauf hingewiesen hast (§ 286 Abs. 3 BGB). Billfox übernimmt Erinnerungen und Mahnungen automatisch und zeigt dir den Zahlungsstatus jeder Rechnung.
Warum Word und Excel an ihre Grenzen stoßen
Viele Praxen starten mit selbstgebauten Vorlagen – und merken schnell, dass das nicht skaliert. Eine spezialisierte Abrechnungssoftware nimmt dir genau die Arbeit ab, in der die Fehler passieren:
Ziffern und Regeln hinterlegt. Statt im PDF-Verzeichnis zu blättern, wählst du die Diagnose – die passenden Ziffern samt Ausschlussregeln bringt die Software mit.
Rechnung in Sekunden statt Minuten. Aus Dokumentation und Diagnose entsteht die fertige, GebüH-konforme Rechnung mit einem Klick – inklusive fortlaufender Nummerierung und aller Pflichtangaben.
Versand und Mahnwesen automatisiert. E-Mail-Versand direkt aus dem System, automatische Zahlungserinnerungen, Bezahlstatus auf einen Blick.
Dokumentation und Abrechnung in einem System. Anamnese, Bodychart, Behandlungshistorie und Rechnung greifen ineinander – keine doppelte Datenpflege, keine Übertragungsfehler.
Häufig gestellte Fragen zur GebüH-Abrechnung
Ist die GebüH rechtlich verbindlich?
Nein. Die GebüH ist keine Rechtsverordnung wie die GOÄ, sondern ein Verzeichnis der üblichen Vergütungen, herausgegeben von den Heilpraktikerverbänden. In der Praxis ist sie dennoch der anerkannte Standard: PKV, Beihilfe und Gerichte orientieren sich an ihr.
Gibt es bei der GebüH Steigerungsfaktoren wie bei der GOÄ?
Nein – das ist ein verbreiteter Irrtum. Steigerungsfaktoren (etwa der 2,3-fache Satz) gehören zur Systematik der GOÄ für Ärzte. Die GebüH nennt stattdessen für jede Ziffer eine Spanne der üblichen Vergütung. Innerhalb dieser Spanne kalkulierst du dein Honorar; darüber hinaus brauchst du eine ausdrückliche Honorarvereinbarung mit dem Patienten.
Darf ich mehr berechnen, als die GebüH vorsieht?
Ja. Dein Honorar ist frei vereinbar – die GebüH-Sätze von 1985 decken heutige Praxiskosten oft nicht mehr. Vereinbare höhere Honorare aber unbedingt vor der Behandlung schriftlich und weise deine Patienten darauf hin, dass ihre Versicherung möglicherweise nur bis zu den GebüH-Sätzen erstattet.
Kann ich mehrere Behandlungen auf einer Rechnung zusammenfassen?
Ja, Sammelrechnungen am Monats- oder Quartalsende sind üblich. Wichtig: Jeder Behandlungstermin muss mit Datum und den jeweiligen Ziffern einzeln aufgeführt sein.
Was tun, wenn die PKV eine Rechnung ablehnt?
Bitte deinen Patienten um die schriftliche Begründung des Versicherers. Häufigste Ursachen sind unpassende Ziffernzuordnung, unzulässige Kombinationen oder fehlende Angaben – alles Punkte, die eine formal saubere Rechnung von vornherein vermeidet. Denk daran: Dein Honoraranspruch gegenüber dem Patienten bleibt von der Erstattungsentscheidung unberührt.
Wie lange muss ich Rechnungen und Dokumentation aufbewahren?
Mindestens zehn Jahre. Im Einzelfall kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein, etwa mit Blick auf zivilrechtliche Verjährungsfristen.
Fazit: Saubere GebüH-Abrechnung ist planbar
Die GebüH-Abrechnung ist kein Hexenwerk – sie verlangt vor allem Sorgfalt bei Ziffernwahl, Pflichtangaben und Dokumentation. Wer diese Grundlagen beherrscht und die Erstattungslogik der PKV kennt, rechnet rechtssicher ab und erspart sich und seinen Patienten Rückfragen.
Moderne Abrechnungssoftware wie Billfox nimmt dir dabei die fehleranfälligen Schritte ab: Ziffern und Abrechnungsregeln sind hinterlegt, die Rechnung entsteht mit einem Klick aus deiner Dokumentation, Versand und Mahnwesen laufen automatisch.
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Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: Juli 2026.
